الزامات و مستندات مربوط به ثبت شرکت در ایران

در خصوص الزامات و مستندات ثبت شرکت ابتدا باید بدانید این مورد درسته که قوانین و مقررات مربوط به ثبت تأسیس شرکت­ های تجاری خیلی قدیمی شدن و نمیتونن به خوبی جوابگوی نیازهای جدید باشن، و این قابلیت رو هم که با امور تجاری امروزی منطبق بشن ندارن؛ ولی به هر حال طبق آخرین مکاتبه­ هایی که از طرف ادارۀ کل ثبت شرکت­ ها و مؤسسات غیرتجاری برای بهتر انجام شدن کارهای مربوط به ثبت شرکت ­ها و مستقر کردن و استفادۀ از سامانۀ الکترونیکی ثبت شرکت­ ها و مؤسسات غیرتجاری انجام شده، برای ثبت تأسیس همۀ شرکت­ های تجاری مدارک زیر از افراد متقاضی خواسته میشه:

مورد نخست در الزامات و مستندات ثبت شرکت: تقاضانامۀ ثبت شرکت­ ها

یکی از الزامات و مستندات ثبت شرکت تقاضانامه ثبت شرکت ها است. طبق قانون تجارت، ثبت شرکت به وسیلۀ یک تقاضانامه که در دو نسخه تنظیم شده باشه، انجام میشه؛ یعنی اولین چیزی که برای ثبت یک شرکت باید ارائه بشه تقاضانام ه­ست، اما توی قانون در مورد اینکه این تقاضانامه چه شرایطی باید داشته باشه، یا محتوای اون چی باشه و یا چه اطلاعاتی باید توی اون نوشته شده باشه، و یا دربارۀ مسئولیت امضا و ارائۀ اون، چیزی گفته نشده، به خاطر همین، با اینکه تقاضانامه یکی از اسناد مهم برای ثبت شرکت به حساب میاد، ولی در مورد اینکه آیا در زمان ثبت انواع شرکت­ ها ارائۀ اون الزامیه یا خیر؛ مغایرت­هایی وجود داره، چون طبق همین قانون، مسئول ثبت باید نسخۀ دوم تقاضانامه رو با ذکر تاریخ و نمرۀ ثبت، امضاء کنه و با مهر ادارۀ ثبت اونو مهر کنه، و بعد از این کار، نسخۀ دوم رو به عنوان سند ثبت شرکت به فرد متقاضی بده؛ پس طبق این قانون تقاضانامه میتونه به عنوان سند رسمی ثبت شرکت ­ها در نظر گرفته بشه، ولی برای ثبت شرکت ­ها در روش امروزی، این شیوه درنظر گرفته نشده.

مورد دوم در الزامات و مستندات ثبت شرکت: شرکت نامه / اظهارنامه

یکی دیگر از الزامات و مستندات ثبت شرکت شرکت نامه یا همان اظهارنامه شرکت است. در قانون، شرکتنامه در رابطه با ثبت شرکت­ ها تعریف نشده. شرکتنامه­ در قانون ثبت از نظر آثاری که داره و از نظر شکل و ماهیت، با شرکتنامۀ موضوع عقد معین در قانون مدنی، فرق داره. یک شرکتنامه کاربردهای مختلفی داره که با توجه به نوع شرکت مشخص میشه؛ مثلاٌ در شرکت­ های سهامی عام، طبق نظام­نامۀ قانون تجارت، شرکتنامه جزء مدارک اصلی و اساسی برای ثبت بوده، ولی در قانون مؤخر (قانونی که بعداٌ اعمال شده) حذف شده و در قانون مصوب 1347 هم دیگه شرکتنامه برای شرکت ­های سهامی عام پیش­بینی نشده، و اظهارنامه و اساسنامه جای اون رو گرفتن. شرکتنامه باعث میشه که ماهیت قراردادی شرکت­ ها معلوم بشه، و درحال حاضر میتونه به عنوان یک قرارداد پیمان جمعی ازش استفاده بشه.

همونطور که گفته شد، توی شرکت­ های سهامی عام، به جای شرکتنامه از اساسنامه به عنوان یک پیمان، یا قرارداد با چارچوب مشخص استفاده میشه.

طبق قانون تجارت، برای تأسیس شرکت­ های سهامی عام، افراد مؤسس شرکت باید خودشون حداقل بیست درصد از سرمایۀ شرکت رو تعهد کنن و حداقل سی و پنج درصد از مبلغی که تعهد کردن ــ سی و پنج درصد از حداقل بیست درصد سرمایۀ شرکت ــ رو در یک حساب توی یکی از بانک ­ها، به اسم شرکتی که به زودی قراره تأسیس شه به عنوان سپرده قرار بدن، بعد از این کار اگر درخواست ثبت شرکت برای تهران باشه باید یک اظهارنامه رو، به همراه طرح اساسنامۀ شرکت و طرح اعلامیۀ پذیره نویسی سهام اون، که همۀ مؤسس­ه ای شرکت هم اون هارو امضا کرده باشن، به ادارۀ کل ثبت شرکت­ ها در تهران تحویل بدن، و اگر هم درخواست ثبت برای شهرستان­ ها باشه، باید اظهارنامه و ضمیمه ­های اون ــ طرح اساسنامه و طرح اعلامیۀ پذیره نویسی سهام ــ  رو که بوسیلۀ همۀ مؤسس­ها هم امضا شده، به ادارۀ ثبت اسناد و املاک محل تحویل بدن، و رسید بگیرن.اگر سوالی در خصوص الزامات و مستندات ثبت شرکت دارید با ما تماس بگیرید.

هروقت یه قسمتی از مبلغی که مؤسسین شرکت اونو تعهد کردن، غیرنقدی باشه، باید عین اون و یا مدارک مالکیت اون، توی همون بانکی که برای پرداخت مبالغ نقدی توش حساب باز شده، گذاشته بشه، و گواهی بانک به همراه اظهارنامه و بقیۀ ضمیمه ­هایی که لازمه، به مرجع ثبت شرکت­ ها داده بشه. طبق قانون تجارت، این اظهارنامه باید تاریخ داشته باشه و همۀ مؤسسین شرکت هم اونو امضا کرده باشن، علاوه بر این، موضوعات زیر هم حتماٌ باید توی اظهارنامه آورده بشه:

1ـ نام شرکت.
2ـ موضوع شرکت.
3ـ هویت کامل و اقامتگاه مؤسسین.
4ـ مبلغ سرمایۀ شرکت و تعیین مقدار نقدی و غیر نقدی اون به تفکیک و به صورت جدا از هم.
5ـ تعداد سهام با نام و بی نام و مبلغ اسمی اونها، اگر سهام ممتاز هم مورد نظر باشه، تعیین تعداد، امتیازات و خصوصیات این نوع از سهام.
6ـ میزان تعهد هر کدوم از مؤسسین، و مبلغی که پرداخت کردن، با تعیین شمارۀ حساب و نام اون بانکی که مبلغ­ های پرداختی به اون واریز شده. اگر هم آورده غیرنقدی باشه، توصیف کامل اون و تعیین مشخصات و ارزش اون، به طوری که بشه از مقدار و کیفیت اون آوردۀ غیر نقدی اطلاع پیدا کرد.
7ـ مرکز اصلی شرکت.
8ـ مدت شرکت.

همونطور که میشه حدس زد اظهارنامه­ ای که برای ثبت شرکت ارائه میشه بیشتر جنبۀ خود اظهاری داره و اعلامیه؛ یعنی یک سری اطلاعات بوسیلۀ متقاضی ثبت شرکت توی اون اعلام میشه، بنابراین دست کم باید اطلاعاتی که بالاتر گفته شد توی اظهارنامه ­ای که برای ثبت شرکت ارائه میشه، آورده بشه. اظهارنامه در حقوق ثبتی، به صورت عرفی به دو دستۀ اظهارنامۀ تأسیس و اظهارنامۀ افزایش سرمایه تقسیم میشه، که مطالبی که توی هر کدوم از اونها آورده میشه با اون یکی فرق میکنه.اگر سوالی در خصوص الزامات و مستندات ثبت شرکت دارید با ما تماس بگیرید.

در مورد ارائۀ اظهارنامه برای شرکت­ های سهامی خاص، توی قانون تجارت تعارض و تضاد وجود داره، به این صورت که طبق مادۀ 20 قانون تجارت، در شرکت­ های سهامی خاص اظهارنامه باید به امضای همۀ سهامداران شرکت برسه، این در حالیه که طبق مواد 76 تا 82 همین قانون، حد نصاب لازم برای تشکیل و تصمیم گیری­ ها در این شرکت­ ها میتونه تا یک سوم تعداد سهامداران هم کاهش پیدا کنه، بنابراین شرکت­ هایی که در اون ها حدنصابی برای اکثریت اعضای حاضر در زمان تشکیل و تصمیم گیری­ ها پیش بینی شده ــ که شرکت­ های سهامی خاص هم جزو همین گروهن ــ به خاطر غیبت بعضی از سهامداران و حاضر نبودن همۀ اونها، نمی­تونن اظهارنامه ­ای که به امضای همۀ سهامداران رسیده باشه رو ارائه کنن، و به همین دلیل برای ارائۀ اظهارنامه در زمان ثبت شرکت­ ها به مشکل برمیخورن؛ که این مشکل باید توی قوانین جدید برطرف بشه.

مورد سوم در الزامات و مستندات ثبت شرکت: اساسنامۀ شرکت

در قانون تجارت اساسنامه تعریف نشده، ولی اینجوری به نظر میاد که اساسنامه از ترجمۀ کلمۀ غربی constitution به معنی قانون یا قانون اساسی به وجود اومده باشه. اساسنامه بیشتر ماهیت و نوع روابط و قراردادهای بین شریک­ها و سهامداران با همدیگه و همینطور با شرکت رو مشخص میکنه و روش و نحوۀ انجام تصمیم گیری­ ها و مشارکت­ های بین سهامداران و شرکا با هم و با شرکت رو توضیح میده.

در یک تعریف دربارۀ اساسنامه اینجوری توضیح داده شده که:

اساسنامه در اصطلاح قانونی، مجموعه­ای ازمقررات،­ دستورالعمل­ها، تصمیمات، تعهدات و موافقت­هاست که طبق قانون تجارت تنظیم میشه، و بعد از انجام تشریفات قانونی، و با آرای تعداد مشخصی از اعضا که در قانون تعیین شده، در مجمع عمومی تصویب میشه؛ بعد از تصویب اساسنامه، همۀ اعضا باید اون رو رعایت کنن.

در یک تعریف دیگه دربارۀ اساسنامه اومده که:

مورد بعدی در الزامات و مستندات ثبت شرکت اساسنامه است. اساسنامه، یک نظام­نامه است که بوسیلۀ اون مقررات داخلی بین شرکت و اعضا، حقوق سهامداران در برابر شرکت، تعهدات شرکت در برابر سهامداران و همینطور محدودۀ اختیارات مدیران و … مطابق قانون تعیین میشه. اصلاح اساسنامه هم به وسیلۀ مجمع عمومی و با رعایت قانون، قابل انجامه.

اساسنامه یک نوع تعهد قراردادی و مشارکتیه که بین شرکا و شرکت وجود داره، و امضا کردن اون و تصویبش به معنی تأیید قرارداد داخلی بین شرکاست.

طبق قانون تجارت، اساسنامه باید تاریخ داشته باشه و مؤسسین شرکت اونو امضا کرده باشن. موارد زیر باید توی اساسنامه آورده بشه:

1ـ نام شرکت.
2ـ موضوع شرکت به صورت واضح و کامل.
3ـ مدت شرکت.
4ـ مرکز اصلی شرکت و محل شعبه­ های اون؛ (اگر بخوان شعبه تأسیس کنن).
5ـ مبلغ سرمایۀ شرکت و تعیین مقدار نقدی و غیرنقدی اون به صورت تفکیک شده و جدا از هم.
6ـ تعداد سهام بی ­نام و با نام و مبلغ اسمی اونها؛ اگر هم ایجاد سهام ممتاز مد نظرشون باشه، تعیین تعداد و خصوصیات و امتیازات سهام ممتاز.
7ـ تعیین مبلغ پرداخت شده برای هر سهم و روش مطالبۀ بقیۀ مبلغ اسمی هر سهم، و تعیین مدتی که این مطالبه باید ظرف اون انجام بشه، که در هر صورت از پنج سال بیشتر نمیشه.
8ـ نحوۀ انتقال سهام با نام.
9ـ نحوۀ تبدیل سهام با نام به سهام بی نام و برعکس.
10ـ اگر امکان صدور اوراق قرضه پیش بینی شده باشه، ذکر شرایط و ترتیب اون.
11ـ شرایط و ترتیب افزایش و کاهش سرمایۀ شرکت.
12ـ زمان­ و مواقع تشکیل مجمع­ های عمومی و نحوۀ دعوت از اعضا برای تشکیل مجامع عمومی.
13ـ مقرراتی که در مورد حد نصاب لازم برای تشکیل مجامع عمومی و نحوۀ ادارۀ اونها وجود داره.
14ـ نحوۀ مشورت و اخذ رأی و اکثریت لازم برای معتبر محسوب شدن تصمیمات.
15ـ تعداد مدیران، نحوۀ انتخاب و مدت مأموریت اونها، و نحوۀ تعیین جانشین برای مدیرانی که فوت میکنن یا استعفا میدن و یا عزل یا مجبور میشن، یعنی مدیرانی که یا برکنار شده باشن و یا از نظر قانونی از انجام بعضی از کارهای حقوقی منع شده باشن.
16ـ تعیین وظایف و محدودۀ اختیارات مدیران.
17ـ تعداد سهام تضمینی که مدیران باید به صندوق شرکت بسپارن.
18ـ تعیین اینکه شرکت یک بازرس خواهد داشت یا بیشتر، و نحوۀ انتخاب و مدت مأموریت بازرس­ها.
19ـ تعیین آغاز و پایان سال مالی شرکت و زمان تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان، و زمان ارائۀ اون به بازرسان و مجمع عمومی سالانه.
20ـ نحوۀ انحلال شرکت و تصفیۀ امور اون.
21ـ نحوۀ تغییر اساسنامه.

در این مقاله ما خواستیم به طور کلی الزامات و مستندات ثبت شرکت را بررسی کنیم اما در حقوق ایران برای همۀ شرکت­ ها به وجود اساسنامه نیازی نیست، مثلاٌ برای ثبت شرکت­ هایی از نوع مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی و مختلط غیرسهامی، اجباری برای داشتن اساسنامه برای ایجاد و ثبت شخصیت حقوقی وجود نداره، توی قانون تجارت هم این موضوع با عبارت (اگر اساسنامه باشد) آورده شده، که نشون میده الزام و اجباری برای وجود اساسنامه وجود نداره؛ ولی امروزه در روند اداری کارهای ثبتی در مراجع ثبت شرکت­ ها، ارائۀ اساسنامه برای ثبت انواع شرکت­ ها الزامی و اجباریه، که همان طور که گفته شد این اجبار توی قانون وجود نداره، و طبق قانون­ های امروزی باید این مسئله اصلاح بشه؛ بنابراین اگه قانون تجارت و یا قانون ثبت شرکت­ ها اصلاح بشه، مدارکی که برای ثبت انواع شرکت­ های تجاری مورد نیاز خواهد بود، یکسان و مثل هم میشه، البته توی حقوق تطبیقی، مثل حقوق کشور آلمان هم برای بعضی از انواع شرکت­ ها، مثل شرکت ­های تک نفره، اساسنامه در نظر گرفته نشده.

اگر شرکت ­های تجاری یک اساسنامۀ به روز و مفید و کارآمد نداسته باشن، برای ادامۀ حیات و فعالیتشون به مشکل بر میخورن. ادارۀ امور و فعالیت­ های شرکت­ های تجاری با رعایت قانون و طبق اساسنامه انجام میشه، بنابراین اگه صورتجلسه­ های شرکت توی هر موردی با اساسنامۀ اون شرکت مغایرت و تضاد داشته باشن، باعث میشه تا اون صورت جلسات رد بشن. توی شرکت­ های تجاری پیچیدگی­ هایی که برای تشکیل مجمع­ های عمومی وجود داره هم به نوع اساسنامۀ شرکت برمیگرده. اگر سوالی در خصوص الزامات و مستندات ثبت شرکت دارید با ما تماس بگیرید.

در شرایط فعلی کشور حتماٌ اساسنامۀ شرکت­ ها ( مهم ترین مورد در الزامات و مستندات ثبت شرکت ) باید بازنگری و باز مهندسی بشه و توی اونها تجدید نظر بشه، این کار باعث میشه تا تشریفات مجامع عمومی، و به دنبال اون فرآیند ثبت، آسون­تر بشه؛ این کار باید از طرف مراجعی که صلاحیت دارن، مثل اتاق بازرگانی و اتاق اصناف و دستگاه­ های مسئول دیگه، پیگیری بشه. راه کارهای مناسبی هم برای اینکار وجود داره مثل ارتقای دانش عمومی و یا برگزاری نشست­ های تخصصی دربارۀ نقش اساسنامه در ادامۀ حیات و فعالیت شرکت­ ها، که شاید تا حالا زیاد بهشون توجه نشده باشه و دربارۀ اونها خیلی مطالعه نشده باشه، حتی بعضی وقت­ها هم دیده شده که برگزارکنندۀ مجامع توانایی ارائۀ اطلاعات اساسنامه و شرایط اعتبار رو نداشته.

لطفا ما را در اینستاگرام ثبت ونک دنبال کنید .