اسناد و مدارک ثبت شرکت باید با در نظر گرفتن قوانین و مقررات قدیمی مربوط به ثبت شرکت ، به جوابگویی نیازهای جدید امروزی منطبق شوند.
مدارک ثبت شرکت
آخرین مکاتبات ادارۀ کل ثبت شرکت ها و مؤسسات غیرتجاری، برای بهبود انجام کارهای مرتبط با ثبت شرکت ها و استفاده از سامانۀ الکترونیکی ثبت، مدارک زیر را از افراد متقاضی ثبت همه ی شرکت های تجاری می طلبد:
تقاضانامه ثبت شرکت
در الزامات و مستندات ثبت شرکت، ارائه تقاضانامه ثبت شرکت ها ضروری است.
طبق قانون تجارت، ثبت شرکت با ارائه یک تقاضانامه به دو نسخه انجام می شود.
تقاضانامه، اولین مدرک مورد نیاز برای ثبت شرکت است. با این حال، قانون به طور دقیق مشخص نمی کند که تقاضانامه باید چه شرایطی را دارا باشد یا محتوای دقیق آن چیست.
همچنین در مورد مسئولیت امضاء و ارائه تقاضانامه، جزئیاتی ذکر نشده است.
از این رو، اگرچه تقاضانامه به عنوان یکی از اسناد اساسی برای ثبت شرکت محسوب می شود، اما در مورد اینکه آیا ارائه تقاضانامه برای ثبت انواع شرکت ها الزامی است یا خیر، تداخلاتی وجود دارد.
در مطابقت با همین قانون، مسئول ثبت می بایست نسخه دوم تقاضانامه را با ذکر تاریخ و نمره ثبت امضاء کرده و با مهر اداره ثبت آن را تصدیق کند و سپس نسخه دوم را به عنوان سند ثبت شرکت به فرد متقاضی تحویل دهد.
از این رو، طبق این قانون، تقاضانامه می تواند به عنوان یک سند رسمی برای ثبت شرکت ها در نظر گرفته شود، اما در روش های امروزی ثبت شرکت ها، این رویه ممکن است در نظر گرفته نشده باشد.
شرکت نامه یا اظهارنامه شرکت
مورد دوم در الزامات و مستندات ثبت شرکت، شرکت نامه یا اظهارنامه شرکت است. در قانون، شرکت نامه در رابطه با ثبت شرکت ها تعریف نشده است و ماهیت آن با شرکت نامه های معین در قانون مدنی تفاوت دارد. استفاده از شرکت نامه بستگی به نوع شرکت دارد؛ به عنوان مثال، در شرکت های سهامی عام طبق نظام نامه قانون تجارت، شرکت نامه از جمله مدارک اساسی برای ثبت شرکت ها بوده است، اما در قوانین مؤخر حذف شده و اساس نامه و اظهارنامه جایگزین آن شده اند. شرکت نامه به معرفی ماهیت قراردادی شرکت ها کمک می کند و در حال حاضر می تواند به عنوان یک قرارداد پیمان جمعی مورد استفاده قرار گیرد.
همانطور که گفته شد، در شرکت های سهامی عام، به جای شرکت نامه از اساس نامه به عنوان یک پیمان یا قرارداد با چارچوب مشخص استفاده می شود.
برای تأسیس شرکت های سهامی عام، افراد مؤسس باید حداقل بیست درصد از سرمایه شرکت را تعهد کرده و حداقل سی و پنج درصد از این مبلغ را در یک حساب بانکی به نام شرکت قرار دهند.
سپس برای ثبت شرکت در تهران، اظهارنامه همراه با طرح اساس نامه شرکت و طرح اعلامیه پذیره نویسی سهام، که تمامی مؤسس های شرکت نیز امضاء کرده اند، به اداره کل ثبت شرکت ها در تهران تحویل داده می شود.
اما اگر درخواست ثبت برای شهرستان ها باشد، اظهارنامه و ضمائم آن (طرح اساس نامه و طرح اعلامیه پذیره نویسی سهام) که بوسیله همه مؤسس ها نیز امضاء شده اند، به اداره ثبت اسناد و املاک محل تحویل داده می شوند و رسیدی برای آن گرفته می شود.
هر زمان که بخشی از مبلغی که مؤسسین شرکت تعهد کرده اند غیرنقدی باشد، باید این مبلغ یا مدارک مالکیت مربوطه را در همان بانکی که برای پرداخت مبالغ نقدی در آن حساب باز شده است، واریز کرده و گواهی بانک همراه با اظهارنامه و سایر ضمائم لازمه را به مرجع ثبت شرکت ها ارائه داد.
طبق قانون تجارت، اظهارنامه باید دارای تاریخ باشد و همه مؤسسین شرکت نیز باید آن را امضاء کنند. علاوه بر این، در اظهارنامه حتماً باید موارد زیر نیز ذکر شوند:
- اسم شرکت
- موضوع شرکت
- مدارک و مشخصات کامل هویتی و اقامتگاه مؤسسین
- مبلغ سرمایۀ شرکت و تعیین مقدار نقدی و غیر نقدی اون به تفکیک و به صورت جدا از هم
- تعداد سهام با نام و بی نام و مبلغ اسمی آن ها؛ اگر سهام ممتاز نیز وجود دارد، تعیین تعداد، امتیازات و خصوصیات این نوع از سهام.
- میزان تعهد هر یک از مؤسسین و مبلغی که پرداخت کرده اند؛ این اطلاعات همراه با تعیین شماره حساب و نام بانکی که مبلغ های پرداختی به آن واریز شده است.
در صورتی که آورده های غیرنقدی وجود دارد، توصیف کامل این آورده ها و تعیین مشخصات و ارزش آن ها، به طوری که بشود اطلاع پیدا کرد از مقدار و کیفیت آورده های غیرنقدی. - آدرس شرکت
- مدت زمان شرکت
اطلاعات ارائه شده در اظهارنامه برای ثبت شرکت اغلب به صورت خوداطلاعی و اعلامیه می باشد؛ به عبارت دیگر، این اظهارنامه حاوی اطلاعاتی است که توسط متقاضی ثبت شرکت اعلام می شود.
لذا حداقل باید اطلاعاتی که در بالا آمده بود، در اظهارنامه برای ثبت شرکت آورده شود. اظهارنامه ها در حقوق ثبت به دو دسته ی اظهارنامه تأسیس و اظهارنامه افزایش سرمایه تقسیم می شوند و مطالبی که در هر یک از این دسته ها آورده می شود با دیگری فرق می کند.
در مورد ارائه اظهارنامه برای شرکت های سهامی خاص، در قانون تجارت تعارض و تضاد وجود دارد. به این صورت که طبق ماده 20 قانون تجارت، در ثبت شرکت سهامی خاص اظهارنامه باید به امضای همه سهامداران شرکت برسد؛ اما طبق مواد 76 تا 82 همین قانون، حد نصاب لازم برای تشکیل و تصمیم گیری ها در این شرکت ها می تواند تا یک سوم تعداد سهامداران کاهش پیدا کند.
به همین دلیل، شرکت هایی که در آن ها حدنصابی برای اکثریت اعضای حاضر در زمان تشکیل و تصمیم گیری ها پیش بینی شده است، به خاطر غیبت بعضی از سهامداران و حضور نبودن همه آن ها، نمی توانند اظهارنامه ای که به امضای همه سهامداران رسیده باشد را ارائه کنند؛ به همین دلیل، برای ارائه اظهارنامه در زمان ثبت شرکت ها مشکل برمی آیند.
برای حل این مشکل، باید در قوانین جدید موضوع مورد بررسی قرار گیرد و راهکارهای مناسب انتخاب شوند.
اساسنامه شرکت
اساسنامه شرکت، مجموعه ای از مقررات، دستورالعمل ها، تصمیمات، تعهدات و موافقت هایی است که طبق قانون تجارت تنظیم می شود و پس از انجام تشریفات قانونی، با آراء تعداد مشخصی از اعضا که در قانون تعیین شده اند، در مجمع عمومی تصویب می شود. اعضا باید پس از تصویب اساسنامه، آن را رعایت کنند.
اساسنامه، نظام نامه ای است که تعهدات داخلی بین شرکت و اعضا، حقوق سهامداران در برابر شرکت، تعهدات شرکت در برابر سهامداران و محدودیت های اختیارات مدیران و سایر مقررات مشخص می کند. اصلاح اساسنامه نیز توسط مجمع عمومی با رعایت قوانین قابل انجام است.
اساسنامه یک نوع تعهد قراردادی و مشارکتی است که بین شرکا و شرکت وجود دارد و امضا کردن و تصویب آن به معنای تأیید قرارداد داخلی بین شرکاست.
طبق قانون تجارت، اساسنامه باید تاریخ داشته باشد و مؤسسین شرکت اون را امضا کرده باشند.
اطلاعات زیر نیز باید در اساسنامه آورده شود:
- نام شرکت
- موضوع شرکت به صورت واضح و کامل
- مدت شرکت
- مرکز اصلی شرکت و محل شعبه های آن ؛ (در صورت تاسیس شعبه)
- مبلغ سرمایۀ شرکت و تعیین مقدار نقدی و غیرنقدی آن به صورت تفکیک شده و جدا از هم
- تعداد سهام بی نام و با نام و مبلغ اسمی آنها؛ اگر هم ایجاد سهام ممتاز مدنظر باشد، تعیین تعداد و خصوصیات و امتیازات سهام ممتاز
- تعیین مبلغ پرداخت شده برای هر سهم و روش مطالبۀ بقیۀ مبلغ اسمی هر سهم، و تعیین مدتی که این مطالبه باید ظرف آن انجام شود، که در هر صورت از پنج سال بیشتر نمیباشد
- نحوۀ انتقال سهام با نام
- نحوۀ تبدیل سهام با نام به سهام بی نام و بلعکس
- اگر امکان صدور اوراق قرضه پیش بینی شده باشد، ذکر شرایط و ترتیب آن
- شرایط و ترتیب افزایش و کاهش سرمایۀ شرکت
- زمان و مواقع تشکیل مجمع های عمومی و نحوۀ دعوت از اعضا برای تشکیل مجامع عمومی
- مقرراتی که در مورد حد نصاب لازم برای تشکیل مجامع عمومی و نحوۀ ادارۀ آنها وجود دارد
- نحوۀ مشورت و اخذ رأی و اکثریت لازم برای معتبر محسوب شدن تصمیمات
- تعداد مدیران، نحوۀ انتخاب و مدت مأموریت آنها، و نحوۀ تعیین جانشین برای مدیرانی که فوت می شوند یا استعفا می دهند و یا عزل یا مجبور می شوند؛ یعنی مدیرانی که یا برکنار شده اند و یا از نظر قانونی از انجام بعضی از کارهای حقوقی منع شده اند.
- تعیین وظایف و محدودۀ اختیارات مدیران
- تعداد سهام تضمینی که مدیران باید به صندوق شرکت واگذار کنند
- تعیین اینکه شرکت یک بازرس خواهد داشت یا بیشتر، و نحوۀ انتخاب و مدت مأموریت بازرس ها
- تعیین آغاز و پایان سال مالی شرکت و زمان تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان، و زمان ارائه آن به بازرسان و مجمع عمومی سالانه
- نحوۀ انحلال شرکت و تصفیۀ امور آن
- نحوۀ تغییر اساسنامه
در این مقاله، مدارک ثبت شرکت و اسناد مورد نیاز را مورد بررسی قرار گرفته است.
در حقوق ایران، برای همه ی شرکت ها به وجود اساسنامه نیازی نیست؛ مثلاٌ برای ثبت شرکت هایی از نوع مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی و مختلط غیرسهامی، اساسنامه اجباری برای ایجاد و ثبت شخصیت حقوقی وجود ندارد.
قانون تجارت نیز با عبارت “(اگر اساسنامه باشد)” به این موضوع اشاره کرده است که نشان می دهد الزام و اجباری برای وجود اساسنامه وجود ندارد.
اما امروزه در روند اداری کارهای ثبتی در مراجع ثبت شرکت ها، ارائه اساسنامه برای ثبت انواع شرکت ها الزامی و اجباری است، اگرچه این اجبار توسط قوانین مرتبط با ثبت شرکت ها ایجاد نشده است.
بنابراین، اگر قوانین تجارت و یا قوانین ثبت شرکت ها اصلاح شوند، مدارک ثبت شرکت های تجاری و اسناد مورد نیاز، یکسان و مشابه خواهد شد.
در حقوق تطبیقی مثل حقوق کشور آلمان نیز برای بعضی از انواع شرکت ها، مثل شرکت های تک نفره، اساسنامه در نظر گرفته نشده است.
اساسنامه شرکت ها (که مهم ترین مورد در الزامات و مستندات ثبت شرکت محسوب می شود) باید به صورت بازنگری و بازمهندسی مورد بررسی قرار گیرد و در آن تجدید نظر شود.
این کار باعث می شود تا تشریفات مجامع عمومی و فرآیند ثبت آسان تر شود؛ برای اینکه این امر انجام شود، مراجعی که صلاحیت دارند، مثل اتاق بازرگانی و اتاق اصناف و دستگاه های مسئول دیگر باید پیگیری کنند.
راه کارهای مناسبی هم برای این کار وجود دارد مثل ارتقای دانش عمومی و یا برگزاری نشست های تخصصی درباره نقش اساسنامه در ادامه حیات و فعالیت شرکت ها که تاکنون به کمتر از حد توجه رسیده اند و بعضی اوقات هم دیده شده است که برگزارکنندگان مجامع توانایی ارائه اطلاعات اساسنامه و شرایط اعتبار را نداشته اند.
برای اطلاعات بیشتر و یا مشاوره در زمینه کلیه امور ثبتی با شماره 02187790 تماس حاصل فرمایید.