در این مقاله، به منظور شناخت دقیق جایگاه برخی از مفاهیم کاربردی و تخصصی در حوزه ثبت شرکت، به بررسی آنها در دو بخش ثبت رسمی و شرکت های تجاری می پردازیم.
ثبت رسمی شرکت
ثبت در اصطلاح حقوقی، غالباً با کلمه سند رسمی همراه می شود.
طبق ماده 70 قانون ثبت، سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده، رسمی تلقی شده و تمام محتویات و امضاهای آن معتبر است، مگر اینکه جعلی بودن آن سند اثبات شود.
بنابراین، مطابق مقررات، رسمیت یافتن یک سند، منوط به ثبت آن است.
ثبت به معنای نوشتن قرارداد یا یک عمل حقوقی، احوال شخصی یا یک حق (مانند حق اختراع) و یا هر چیز دیگر (مانند علامت تجاری) در دفتر مخصوصی است که قانون مشخص می کند (مانند ثبت املاک، ثبت معاملات غیرمنقول، ثبت حق اختراع، ثبت علامت تجاری، ثبت احوال و غیره).
اجباری بودن ثبت شرکت های بازرگانی
طبق قانون، ثبت شرکت های بازرگانی که دارای شخصیت حقوقی هستند، اجباری است.
این شرکت ها باید در تهران در اداره ثبت شرکت ها و در خارج از تهران در ادارات ثبت اسناد مرکز اصلی شرکت به ثبت برسند.
معتبر شدن سند رسمی در مفاهیم ثبت شرکت
معتبر شدن اسناد رسمی با ثبت آنها توسط مقامات صالح و صلاحیت دار صورت می گیرد. طبق قانون مدنی، اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی و یا در نزد سایر مامورین رسمی ــ در حدود صلاحیت آنها ــ بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی هستند.
یکی از اسنادی که در ادارات ثبت اسناد و املاک تنظیم می شود، سند ثبت شرکتها است که با توجه به آگهی آن در روزنامه رسمی، به آگهی ثبت تاسیس و تغییرات شرکت ها معروف است.
طبق قانون، یک سند در صورتی معتبر است که مخالف قوانین نباشد.
در صورتی که صورتجلسه هایی توسط شرکت خلاف قانون تنظیم شده و شرکت به درستی ثبت شده باشد، سند ثبت شرکت معتبر خواهد بود، ولی هر ذی نفع می تواند عدم اعتبار صورتجلسه و ابطال آن شرکت را از مراجع قضایی، طبق قانون درخواست کند.
اهمیت ثبت شرکت
طبق قانون مدنی، اسناد رسمی (و یا اسنادی که اعتبار اسناد رسمی دارند) را نمی توان انکار کرد و فقط می توان ادعا کرد که جعلی هستند، و یا اثبات کرد که از نظر قانونی از اعتبار ساقط شده اند.
در مفاهیم ثبت شرکت، مهم ترین هدف ثبت، اعتبار بخشیدن به مالکیت و اراده اشخاص حقیقی و حقوقی است.
بنابراین، تاثیرگذاری وسیع، متنوع و تعیین کننده ثبت در حل و فصل دعاوی از اهمیت بالایی برخوردار است.
مراحل ثبت شرکت به صورت الکترونیکی
با توجه به قانون برنامه پنجم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و به منظور افزایش بهره وری، کارایی، سرعت، دقت، کیفیت، سلامت و صحت امور و تأمین رضایت و کرامت مردم در حوزه ثبت، کلیه مراحل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری به صورت الکترونیکی انجام میشود.
دستورالعمل ثبت الکترونیکی شرکت
بر طبق دستورالعمل ریاست عالی سازمان ثبت اسناد و املاک، کلیه مراحل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری به صورت الکترونیکی، مدیریت و کارشناسی و ثبت میشود.
متقاضیان میتوانند با مراجعه به سایت https://sherkat.ssaa.ir به انواع فرمها، اظهارنامه ها، مدارک لازم و راهنمای جامع ثبت شرکتها و همچنین دستورالعمل در خصوص درخواست نام و موضوع فعالیت شرکت دسترسی داشته باشند.
مشخصات مؤسسین، شرکا، سهامداران، مدیران و بازرسین شرکت به صورت الکترونیکی در پایگاه ثبت احوال موجود است.
در این سایت، بدهکاران مالیاتی و کد فراگیر اتباع خارجی هم مورد بررسی و صحتسنجی قرار میگیرد.
مراحل ثبت شرکت به صورت الکترونیکی
متقاضی ثبت شرکت میتواند با مراجعه به آدرس سایت مذکور، درخواست پذیرش انواع ثبت تأسیس و تغییرات شرکتهای تجاری و مؤسسات غیرتجاری را از طریق درگاه اینترنتی انجام دهد.
متقاضی بدون نیاز به مراجعه حضوری به واحد ثبتی، میتواند نسبت به ارسال مدارک به آدرس تعیین شده اقدام کند.
اطلاعات ثبت شده در سامانه ثبت الکترونیکی شرکت
اطلاعات متقاضی و درخواست کننده ثبت شرکت، نام و اطلاعات شخص حقوقی، موضوع فعالیت، اطلاعات مرکز اصلی شرکت و یا مؤسسه، نوع و میزان سرمایه شخص حقوقی، اطلاعات اشخاص شامل مشخصات کامل سهامداران و مدیران و بازرسان و شرکا و سمت آنها، در صورت وجود شعبه مشخصات و سمت در شعبه، اوراق شرکت از جمله اظهارنامه تقاضانامه، اساسنامه، شرکتنامه، پذیرش و اصول مدارک و مستندات و ضمایم پیوستی در سامانه ثبت الکترونیکی شرکت بارگذاری میشود.
پس از بارگذاری مدارک، همه مراحل ثبتی از طریق پایگاه مربوطه قابل پیگیری است.
ثبت شرکت، سند رسمی یا سند عادی
یکی از مباحث حقوقی ثبت شرکتها، مبحث تنظیم و آثار اسناد مربوط به شرکتهاست.
تعریف سند رسمی
طبق قانون، اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مأمورین رسمی و در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، رسمی هستند.
مفاد سند در صورتی معتبر است که مخالف قوانین و مقررات نباشد.
سند رسمی نوشتهای رسمی است که دلالت بر وجود حقی به نفع یک شخص میکند (ثبوت حق) و در صورت لزوم خود این نوشته میتواند حق موضوع آن را بدون اینکه نیاز به دلیل دیگری باشد اثبات کند (اثبات حق).
بنابراین ثبت سند یعنی انجام اعمالی که به حق جنبه رسمی میدهد و شامل دو عمل است:
- تنظیم سند
- ثبت سند
تنظیم سند
طبق قانون، هیچ سندی را نمیتوان تنظیم و در دفتر اسناد ثبت نمود مگر اینکه موافق با مقررات قانونی باشد.
پس تنظیم سند مقدمه ثبت سند است و در دفتر رسمی انجام میشود.
مراجع ثبت شرکتها صورتجلسهها و یا تغییرات را تنظیم نمیکنند و این وظیفه مجامع عمومی و یا هیئت مدیرههای شرکتهاست. مرجع ثبت صرفاً اظهارنامه را بررسی میکند.
مرجع صدور اسناد رسمی
طبق قانون، یکی از مراجع صدور اسناد رسمی اداره ثبت اسناد و املاک است و از وظایف آن ثبت انواع شرکتهای تجاری است.
قائم مقام دفاتر اسناد رسمی در ثبت شرکت
طبق قانون، مراجع ثبت شرکتها در ثبت شرکتنامه قائم مقام دفاتر اسناد رسمی هستند.
بنابراین اسناد عادی شرکتها (مثل صورتجلسه تأسیس و تغییرات اساسنامه و اظهارنامه و تقاضانامه) بعد از ارائه به مرجع ثبت و انجام امور قانونی مربوط به آنها، ثبت میشوند و اعتبار اسناد رسمی را پیدا میکنند.
نکات مهم در مورد مفاهیم ثبت شرکت
عدم بررسی حضوری محل شرکت
در ثبت شرکت و صدور سند رسمی، مرجع ثبت هیچ گونه بررسی و بازرسی حضوری از محل شرکت انجام نمی دهد.
این موضوع در مقایسه با ثبت املاک که کارشناسان برای بازدید و نقشه برداری به محل مراجعه می کنند، تفاوت فاحشی دارد.
ثبت املاک به عنوان ثبت عینی و ثبت شرکت ها به عنوان ثبت غیر عینی شناخته می شوند.
تفاوت روش ثبت شرکت با ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی
روش ثبت شرکت های تجاری با روش ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی متفاوت است.
دفاتر اسناد رسمی موظفند تا هویت و هدف طرفین معامله را به صورت مستقیم بررسی کرده و درخواست طرفین (به صورت شفاهی یا کتبی) را پس از مطابقت با قانون، در دفتر مخصوص ثبت کنند.
اما مرجع ثبت شرکت ها صرفاً اسناد عادی ارائه شده به مرجع را ثبت می کند.
عدم نیاز به شاهد و حضور متقاضی در ثبت شرکت
برخلاف ثبت اسناد رسمی که حضور شاهد و متقاضی برای تنظیم سند الزامی است، در مفاهیم ثبت شرکت ها نیازی به شاهد وجود ندارد.
فقط دارنده حق امضا اقرار می کند که سند با ثبت برابر است.
بررسی اطلاعات ارائه شده توسط متقاضی
با اینکه تمام مراحل ثبت شرکت با اطلاعات و شواهد ارائه شده از طرف متقاضی انجام می شود و مرجع ثبت از نظر قانونی آن را مورد بررسی قرار می دهد، اما در صورت ارائه اطلاعات نادرست، هر ذی نفعی می تواند از مراجع مربوطه ابطال شرکت را درخواست کند.
چرا به اسناد ثبت شرکت ها، آگهی ثبتی می گویند؟
دلیل اصلی این نامگذاری، اجباری بودن انتشار و اعلان اسناد ثبت شده در مراجع ثبت شرکت ها است. این اجبار در مورد سایر اسناد مرتبط با اسناد رسمی یا املاک وجود ندارد.
با توجه به این موضوع، به نظر می رسد نحوۀ نگارش اسناد تنظیمی در مرجع ثبت هم باید تغییر کند تا اعلامات ثبت شرکت ها به عنوان سند رسمی، راحت تر در ذهن تداعی شود.
نکات کلیدی:
- در ثبت شرکت، بررسی حضوری محل شرکت انجام نمی شود.
- روش ثبت شرکت با ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی متفاوت است.
- در ثبت شرکت، نیازی به حضور شاهد و متقاضی نیست.
- ارائه اطلاعات نادرست توسط متقاضی می تواند منجر به ابطال شرکت شود.
- به اسناد ثبت شرکت ها، آگهی ثبتی می گویند زیرا انتشار آنها اجباری است.